Uvođenje programskog rješenja digitalne arhive s urudžbenim zapisnikom (DIAR) podrazumijeva i osposobljavanje referenata za rad s aplikacijom. Sljedeća tri dana osam službenika Grada proći će na svojim radnim mjestima neophodnu teorijsku i praktičnu obuku, nakon koje će moći samostalno koristiti aplikaciju u obavljanju svojih poslova. 

DIAR je namijenjen za digitalizaciju velike količine različitih dokumenata koji se koriste u svakodnevnoj komunikaciji. Ulazni i izlazni dokumenti organiziraju se na način da ih se može lako pretraživati po različitim kriterijima i tako ubrzati pristup traženim podacima.

Digitalna arhiva osigurava da u isto vrijeme dokumentima pristupa više ovlaštenih osoba s različitih mjesta. Dokumenti su na raspolaganju 24 sata, a arhiva automatski vodi i statistiku svih promjena na dokumetnima. Komunikacija između upravnih odjela postaje efikasnija, a sigurnost uz kontrolu pristupa veća. Na taj način se povećava produktivnost i vrši velika ušteda vremena, novca i prostora, te se podiže razina pružanja usluga građanima. 

U odnosu na klasičnu, digitalna arhiva je i multimedijska! To znači da se, na primjer, uz zapisnik sa sjednice mogu arhivirati kao prilog i zapis sa diktafona, digitalne video kamere ili digitalnog fotoaparata. Također, može se uz originalni potpisani i ovjereni dokument dodati kao prilog i njegov izvornik kao što je dokument pisan u tekst procesoru ili tabličnom kalkulatoru. Aplikacija takodjer omogućava da se veliki broj spisa stavi na CD/DVD medij. Na taj način se čuva i osigurava dokumentacija od rizika kojima je inače izložena svaka arhiva dokumenata.